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Nebenkostenabrechnung: Darauf müssen Vermieter bei der Erstellung achten

Nach dem deutschen Recht sind Vermieter dazu verpflichtet eine Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter zu erstellen. Sie fasst noch einmal die Nebenkosten des Mietvertrages für ein Jahr zusammen und gibt genau Aufschluss darüber, wie sich diese Kostenseite zusammensetzt. Obwohl die Nebenkostenabrechnung eigentlich Klarheit bringen soll, gilt sie heute als einer der größten Streitpunkte überhaupt zwischen Vermieter und Mietern. Gerade deswegen ist es wichtig, dass sich die Vermieter bei der Erstellung unbedingt an die Vorgaben des Gesetzgebers halten.

Welche Nebenkosten dürfen berücksichtigt werden?

Der Gesetzgeber hat genauestens vorgegeben, welche Nebenkosten ein Vermieter auf die Mieter umlegen darf. All diese Kosten müssen natürlich in der abschließenden Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden. Die Abrechnung berücksichtigt sämtliche Ausgaben, die für den Immobilieneigentümer entstanden sind.

Zu den abrechenbaren Nebenkosten gehören Aufwendungen für Grundsteuer und Versicherungen, die mit der Immobilie in Verbindung stehen. Wird für die Pflege des Objektes ein Hausmeister beschäftigt, können auch diese Kosten berücksichtigt werden. Gleiches gilt für entstandene Kosten infolge der Gebäudereinigung. Gerade bei großen Objekten entscheiden sich heute immer mehr Hausbesitzer dafür, einen professionellen Reinigungsdienst in Anspruch zu nehmen.

Auch Kosten der Gartenpflege können Vermieter als Nebenkosten an ihre Mieter weitergeben und tauchen dann eben in den Nebenkostenabrechnungen auf.

Verbrauchsabhängige Nebenkosten in der Übersicht

Jede Nebenkostenabrechnung enthält natürlich auch Aufwendungen, die zwischen den Mietparteien schwanken, weil sie von dem Verbrauch abhängig sind. Vorrangig sind hier zu nennen:

  • Kosten für die Müllabfuhr
  • Wasser- und Abwassergebühren jeder Art
  • Kosten für Warmwasser und Heizung
  • Beleuchtungskosten, die außerhalb der Wohnung entstanden sind

Weiterhin geben Immobilienbesitzer die Aufwendungen für ein Breitbandkabel oder eine Gemeinschaftsantenne weiter. Die Höhe richtet sich hier in der Regel nach Anzahl der Mietparteien, die gemeinsam das Haus nutzen.

Was sind sonstige Betriebskosten?

Jeder Vermieter hat nach dem deutschen Gesetz das Recht, die sogenannten “sonstigen Betriebskosten” an die Mieter weiterzugeben. Welche das genau sind, können Mieter immer ihren bestehenden Mietvertrag entnehmen. Der Gesetzgeber hat diesen Punkt bewusst offengelassen, damit auch Kosten berücksichtigt werden können, die nicht jedes Jahr anfallen, aber trotzdem relevant sind. Hierzu gehören beispielsweise:

  • Wartung von Rauchmeldern
  • Wartung von Heizungsanlagen
  • Reinigung von Dachrinnen
  • Reinigung von Poolanlagen
  • Bepflanzung der Außenanlage

Was darf der Vermieter nicht in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigen?

Neben vielen Nebenkosten, die abgerechnet werden dürfen, gibt es natürlich auch eine Reihe von Auflagen, die nicht umlagefähig sind. Gerade diese sorgen zwischen Vermieter und Mieter immer wieder für Streit, da viele Immobilienbesitzer natürlich zumindest versuchen, einen Teil der Investitionen weiterzugeben. Grundsätzlich dürfen weder Verwaltungskosten noch Aufwendungen für Rechtsschutz- und Hausratversicherung weitergegeben werden. Auch Aufwendungen wie die Grunderwerbssteuer, Erbschaftssteuer und die Einkommensteuer, die der Vermieter auf die Mieteinnahmen zahlen muss, dürfen nicht in den Abrechnungen auftauchen.

Gleiches gilt für sogenannte Instandhaltungs- und Reparaturkosten. Dabei werden vor allem folgende Punkte vom Gesetzgeber berücksichtigt:

  • Fassadenanstriche
  • Sanierungen von Badezimmern
  • Reparaturen von Sanitäranlagen
  • Reparaturen von Heizungen
  • Wartung von Hauselektrik
  • Wartung und Prüfung der Gasleitung

Weiterhin muss der Vermieter Anschlussgebühren, die für Satellitenschüssel oder Kabel anfallen, selbst tragen. Auch diese dürfen weder vollständig noch anteilig bedacht werden.

Übrigens: Stehen Einheiten eines Mehrfamilienhauses leer, dürfen die Nebenkosten, die auf die leere Wohnung entfallen, nicht an die Mieter weitergegeben werden. Hierbei handelt es sich um Aufwendungen, die der Vermieter eigenständig tragen muss. Er darf diese auch einem neuen Mieter nicht nachträglich in Rechnung stellen.

Wie werden die Nebenkosten abgerechnet?

Für eine korrekte Nebenkostenabrechnung kommt es nicht nur darauf an, dass die Ausgaben in der richtigen Höhe bedacht werden. Eine zentrale Rolle spielt hier ganz einfach auch die Art und Weise, wie die Nebenkosten selbst abgerechnet werden. Vom Gesetzgeber wurden auch hierfür genaue Ausgaben definiert. Die Nebenkostenabrechnung muss aus formellen Aspekten folgende Punkte berücksichtigen:

  1. den genauen Zeitpunkt der Abrechnung (Dieser entspricht nicht immer einem kompletten Kalenderjahr.)
  2. die Gesamtkosten jeder einzelnen Position
  3. den Anteil, den jeder Mieter bzw. jede Mietpartei tragen muss
  4. schon geleistete Vorauszahlungen an den Vermieter

In jeder Nebenkostenabrechnung muss außerdem aufgeführt sein, welchen Verteilerschlüssel es in dem Objekt gibt. Das heißt: Es muss genau erläutert werden, warum der Mieter die Nebenkosten zu diesem Anteil zu tragen hat.

Was ist die sogenannte Nebenkostenpauschale?

Einzelne Vermieter arbeiten mit einer Nebenkostenpauschale. Die Nebenkostenpauschale ist durchaus aus rechtlicher Sicht zulässig und wird als Option im BGB auch genannt. Unter der Nebenkostenpauschale wird ein fester Betrag verstanden. Diesen vereinbaren Mieter und Vermieter im Mietvertrag. Sie kann grundsätzlich sowohl bei der Vermietung einer Wohnung als auch eines Hauses definiert werden. Das Besondere an dieser Pauschale ist, dass sie auch dann gültig ist, wenn keine genaue Nebenkostenabrechnung erfolgt.

Die Nebenkostenpauschale hat aber sowohl für die Mieter als auch die Vermieter einen erheblichen Nachteil: Wenn der Mieter nämlich zu viel Nebenkosten gezahlt hat, hat er keinen Anspruch auf eine Rückzahlung. Gleichzeitig kann der Vermieter auch keine Nachzahlung fordern. Das geht natürlich immer mit einer gewissen Planungssicherheit einher.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Um die Mieter zu schützen und ihnen Planungssicherheit zu bieten, hat der Gesetzgeber festgelegt, dass der Vermieter die endgültige Nebenkostenabrechnung eines Jahres innerhalb von 12 Monaten vorlegen muss. Gelingt ihm das nicht, hat er auch keinen Anspruch darauf, die Nebenkosten von dem Mieter zurückzuerhalten. Dies gilt aber nur auf Nachzahlungen, die der Mieter leisten müsste. Wenn der Mieter nämlich zu viel Nebenkosten gezahlt hat und deswegen ein Guthaben entstanden ist, kann er auch weiterhin auf eine Auszahlung dieser Summe bestehen.

Jeder Mieter darf nach dem deutschen Recht zudem Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung erheben. Dieser Widerspruch muss grundsätzlich schriftlich bei dem Vermieter eingehen und muss innerhalb eines Jahres diesem vorliegen. Wird diese Frist versäumt, besteht auch kein Recht mehr, die vorhandene Abrechnung aus rechtlicher Sicht anzufechten.

Natürlich sind die Mieter dazu verpflichtet, die Nebenkosten innerhalb der gesetzten Frist zu begleichen. Eventuelle Nachforderungen können die Vermieter übrigens drei Jahre lang gegenüber den Mietern geltend machen. Danach verfallen diese Ansprüche. Ein Vermieter kann eine Nebenkostenabrechnung auch verspätet an den Mieter stellen. Dies ist aber nur möglich, wenn er selbst die Verspätung nicht zu verantworten hat.

Bei der Erstellung der Nebenkosten helfen den Vermietern zahlreiche Dienstleister. Sie haben sich auf die korrekte Abrechnung spezialisiert und wenden diese bei den einzelnen Kostenpositionen an. Gleichzeitig halten sie die vom Gesetzgeber vorgegebenen Fristen ein.

Text: Diginauten GmbH / ERA Deutschland GmbH
Bild: stock.adobe.com / fabstyle